業務設計の考え方（ゼロベース思考）

1. 業務設計の考え方（ゼロベース思考）

① 目的から逆算する

• この業務は何の成果を生むのか

• 誰のための業務か（顧客／社内）

👉「昔からやっている」は理由にならない

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② 業務を分解する

• 業務 → 作業 → 手順 → 判断

• 判断が多いほど属人化しやすい

👉 「判断」と「作業」を切り分ける

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③ 標準化できるかを考える

• ルール化・テンプレ化・チェックリスト化

• 8割を標準、2割を例外対応に

👉 標準化＝品質の底上げ

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④ 役割と責任を設計する

• 実行者・確認者・最終責任者を明確に

• 「誰でもやる」は「誰も責任を持たない」

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⑤ フローで可視化する

• 業務フロー図・簡易マニュアル

• 属人化・ムダ・二度手間が一目で分かる

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2. 業務改善の考え方（現場最適）

① ムダの洗い出し（代表例）

• 待ち時間

• 二重入力

• 不要な承認

• 探す時間

• 手戻り

👉 「やらない業務」を決めることが改善

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② ボトルネックを特定する

• 業務が止まる箇所はどこか

• 人・判断・ツール・ルールのどれか

👉 全体最適で考える（部分改善は逆効果）

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③ ミスは仕組みで防ぐ

• 注意喚起よりエラーが起きない設計

• 入力制限、チェック自動化、様式統一

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④ IT・ツール活用の原則

• 業務を決めてからツール

• ツール導入＝改善ではない

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⑤ 小さく試して回す

• 完璧を目指さない

• 1改善＝1週間〜1か月で検証

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3. 業務設計・改善の基本フレーム

現状（As-Is）

• 実際のやり方（建前ではなく現場）

理想（To-Be）

• 最短・最少・ミスなし

ギャップ

• 人・時間・コスト・品質

対策

• 標準化／自動化／廃止／簡素化

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4. 成功する業務改善の共通点

• 現場を否定しない

• ルールは増やさない

• 誰でも回せる前提で作る

• マニュアルは「読む物」ではなく「使う物」

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5. すぐ使える業務改善フレーズ

• 「この作業、やらなくても困らない？」

• 「判断しているのはどこ？」

• 「誰でもできる形にできる？」

• 「ミスが起きない仕組みは？」

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まとめ

業務設計・業務改善の本質は
人を変えることではなく、仕組みを変えることです。

この内容を

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