📘 行政書士事務所 スタッフ・補助者業務マニュアル（構成案）
以下は、実際のマニュアルに使える章立て＋サンプル内容です。
このまま文書化（WordやPDF）も可能です。
第1章 基本方針と心構え
1-1. 事務所の理念
お客様に「安心」と「信頼」を提供する。
正確・迅速・誠実な対応を心がける。
個人情報・秘密保持を徹底する。
1-2. スタッフの基本姿勢
報告・連絡・相談を怠らない。
書類・メールの誤字脱字をゼロに。
法令・行政手続の最新情報を確認して業務を行う。
第2章 業務全体の流れ（フロー）
問い合わせ受付（電話・メール・来所）
面談予約・内容ヒアリング
行政書士への報告・指示確認
必要書類・資料の確認・収集
書類作成・申請準備
行政機関への提出・結果管理
納品・報酬請求・書類保管
🧩 各ステップに担当者・期限を明記しておくと、ミス防止に有効です。
第3章 顧客対応マニュアル
3-1. 電話応対
3コール以内に出る。
名乗り方：「お電話ありがとうございます。◯◯行政書士事務所でございます。」
内容を必ずメモし、担当行政書士へ報告。
3-2. 来客対応
笑顔と丁寧な言葉遣いを徹底。
面談中は他の電話・作業を避け、静かな環境を保つ。
3-3. メール対応
返信は原則「当日中」。
件名は簡潔に、本文冒頭で要件をまとめる。
添付ファイル名には「日付＋案件名」を明記。
第4章 書類作成手順（例：建設業許可申請）
顧客からのヒアリングシート記入
必要書類の一覧提示
会社登記簿謄本・決算書の取得
経営業務管理責任者・専任技術者の資格確認
書類作成（様式第1号～第6号など）
行政書士による確認・押印
行政窓口提出（もしくは電子申請）
🗂 補助者は「チェックリスト」を使い、抜け漏れ防止を行う。
第5章 内部業務のルール
5-1. ファイル・データ管理
案件ごとに「案件番号＋氏名」でフォルダ作成。
紙書類はクライアント別にファイル管理し、完了後は5年間保管。
5-2. 秘密保持
書類・USB・クラウドの取り扱いに注意。
個人情報は、無断コピー・メール転送禁止。
5-3. 勤務・報告
出退勤はタイムカードまたは勤怠アプリで記録。
日報には「処理済・未処理業務」「明日の予定」を記入。
第6章 チェックリスト・テンプレート集
電話応対メモテンプレート
案件進捗チェック表
書類受領チェックリスト
顧客満足アンケート雛形
第7章 教育・改善
月1回の事務所ミーティングで改善点共有。
行政手続きの改正・新様式は速やかに更新。
新人補助者にはOJT（実務研修）を実施。
