🗣️ 業務マニュアル作成のためのヒアリング

🗣️ 業務マニュアル作成のためのヒアリング項目（質問例）

以下は、対象業務を理解し、マニュアルに落とし込むためのヒアリング項目です。

1. 基本情報

項目 質問内容
業務名 この業務の名称は？（例：請求書発行業務）
業務の目的 何のための業務か？（目的やゴール）
実施頻度 毎日・毎週・毎月・都度など
担当者 誰が担当？部署や役職など
関連部署 他部門との関係・依存関係は？

2. 業務プロセス

項目 質問内容
業務の流れ 業務の開始から終了までの全体フローは？
使用するツール ソフトウェア、書類、システム、フォルダなど
手順の詳細 実際にどのような手順で進めるか？（画面操作含む）
判断ポイント 判断を要する場面はどこか？その基準は？
ミスが起きやすい点 よくあるトラブル・エラーとその対策は？
承認・報告 上長への報告・承認が必要なタイミングは？

3. 添付・参考資料

項目 質問内容
テンプレート 使用するフォーマット（Excel、Word、PDFなど）
関連マニュアル 他に参照すべき資料はあるか？
FAQ よくある質問・問い合わせは？

4. 今後の改善希望（任意）

項目 質問内容
現状の課題 業務の中でのボトルネック、困りごと
自動化や効率化の希望 将来的に改善したい部分はあるか？

📄 マニュアル設計書（構成案）例

# 【業務マニュアル設計書】◯◯業務マニュアル（仮称）

## 1. マニュアルの目的
- 目的・ゴールの明確化
- 対象読者（例：新任社員、派遣社員）

## 2. マニュアル全体構成（目次案）

1. 業務概要
- 業務名
- 目的
- 実施頻度・タイミング
- 関係部署・連携業務

2. 業務フロー図
- フローチャート（図解）
- 簡易プロセスマップ

3. 手順詳細（ステップバイステップ）
- ステップごとの操作方法、注意点
- 使用する画面のスクリーンショット付き

4. 注意事項・トラブル対処
- よくあるミスとその対処法
- 判断に迷ったときの相談先

5. 使用ツール・テンプレート一覧
- ファイル名、保存場所、用途
- 使用例（画像またはリンク）

6. よくある質問（FAQ）

7. 補足・今後の改善メモ（任意）

## 3. 作成方針
- マニュアルの媒体（PDF、Word、Googleドキュメントなど）
- 更新頻度（定期・随時）
- 保管場所（社内共有フォルダ、ナレッジベースなど）

## 4. スケジュール（作成・公開までの目安）
- ヒアリング完了：10/xx
- 初稿提出：10/xx
- レビュー：10/xx〜
- 最終公開：10/xx

✍️ 作成の流れ（ざっくり）

  1. ヒアリング準備（質問リスト作成）

  2. 関係者へヒアリング（1回30〜60分程度）

  3. 情報整理 → 設計書（構成案）作成

  4. レビュー・フィードバック反映

  5. マニュアル本文作成

  6. 最終確認・納品